Indiferent de specificul activitatii societatii si de volumul activitatii desfasurate aproape toate societatile inregistreaza cel putin ocazional cheltuieli cu deplasarea personalului.
Pentru a nu preintampina dificultatile legate de contabilitatea cheltuielilor cu deplasarea societatile trebuie sa stabileasca:
– prin decizii ale administratorului – nivelul diurnei acordate care poate fi cel legal (de 2,5 ori nivelul diurnei stabilita pentru salariatii institutiilor publice ) sau un nivel stabilit in mod independent de societate
– in cazul deplasarilor externe modul de decontare a avansului la cursul valutar din data documentelor sau la cursul valutar de la data depunerii avansului
Documentele justificative aferente inregistrarii cheltuielilor de delegatie sunt:
Ordinul de deplasare se intocmeste in formatul prevazut de Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3512/2008, cu completarile ulterioare, ca document justificativ de înregistrare în contabilitate a cheltuielilor aferente deplasarilor interne efectuate
- Dispozitia de plata/incasare catre casierie pentru acordarea avansurilor respectiv restituirea diferentelor de incasat.
Pentru inregistrarea in contabilitate se vor atasa la decont:
– documentele de transport (bilete de tren, bilete de avion, bilete de transport cu autocarul, bonuri de benzina, bilete de transport in comun);
– documentele de cazare (factura de cazare);
– alte documente aferente unor achizitii efectuate
– eventuale documente aferente unor cheltuieli de protocol.
Pentru diurna calculata in functie de perioada de deplasare nu este necesara anexarea documentelor justificative.
Cheltuielile cu deplasarea se inregistreaza in contul 625 Cheltuieli cu deplasări, detaşări şi transferări.
Din punct de vedere fiscal potrivit prevederilor art. 21 alin (2) lit. e) din Codul Fiscal sunt deductibile cheltuielile de transport şi de cazare în ţară şi în străinătate, efectuate pentru salariaţi şi administratori, precum şi pentru alte persoane fizice asimilate acestora precum si diurna acordata indiferent de nivel.
Diurna se impoziteaza la salariat pentru partea care depaseste 2,5 ori nivelul legal stabilit prin hotarare a Guvernului pentru personalul din institutiile publice.
Aceasta diferenta se asimileaza veniturilor de natura salariala si se include in calcul veniturilor impozabile cat si in baza lunara a contributiilor sociale obligatorii, atat cele retinute de la salariat cat si cele suportate de angajator.
Aceste diferente nu se inregistreaza in conturile de cheltuieli cu salariile ci in contul de cheltuieli cu deplasarile.
Aceste sume se cumuleaza cu veniturile aferente lunii respective iar asupra acestora se calculeaza si retin:
- contributia individuala de asigurari de sanatate 5,5%
- contributia individuala de asigurari sociale 10,8%
- contributia individuala de asigurari de somaj de 0,5%
- Impozit pe venituri de natura salariala 16%
Potrivit art. 55 alin (4) lit. g) nu sunt incluse in veniturile salariale indemnizatiile si orice alte sume de aceeasi natura, primite de salariati, pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului, in limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit prin hotarare a Guvernului pentru personalul din institutiile publice, precum si cele primite pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare.
La art. 21 alin (4) lit. l) se prevede ca sunt considerate cheltuieli nedeductibile alte cheltuieli salariale si/sau asimilate acestora, care nu sunt impozitate la angajat, cu exceptia prevederilor titlului III.
Acest plafon este valabil atat pentru diurna aferenta deplasarilor interne cat si pentru diurna aferenta deplasarilor externe.
Nivelul indemnizaţiei de deplasare pentru deplasari interne incepand cu luna ianuarie 2015 pentru instituţiile publice a fost actualizat prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 60/2015 si este in suma de 17 lei/zi.
Astfel, nivelul diurnei zilnice care nu se impoziteaza si nu se cuprinde in baza impozabila este de
17 lei x 2,5 = 42,5 lei/zi
Diurna pentru deplasările externe este reglementată prin Hotărârea Guvernului nr. 518/1995, cu modificările şi completările ulterioare si difera în funcţie de ţara de destinaţie.
Ca plafon deductibil pentru societăţile comerciale se are în vedere plafonul pentru categoria a I-a, inmutit cu coeficientul de 2,5.
Exemplu:
In luna mai are loc o deplasare din Ploiesti la Satu Mare de catre doi salariati pe o perioada de 4 zile.
Deplasarea are loc cu autoturismul societatii care are o utilizare mixta fiind utilizat atat in scopul desfasurarii activitatii societatii cat si in scopuri personale.
Diurna interna stabilită de catre societate este de 60 lei/zi.
Cheltuielile se efectueaza de pe un card al societatii atasat contului bancar.
Salariatii au salarii brute lunar de 2.000 lei fiecare.
La intoarcerea din deplasare se depun docuemntele aferente deplasarii astfel:
– Bonuri combustibil suma totala 800 lei inclusiv TVA
– Factura cazare 3 nopti – 450 lei
– diurna 4 lei x 60 lei/zi x 2 persoane = 480 lei
La depunerea decontului se inregistreaza:
- cheltuielile cu combustibilul: 800/1,24 = 645 lei, TVA aferenta 155 lei
| % | = | 401 | 800 |
| 625/transp | Furnizori | 645 | |
| Cheltuieli cu deplasări, detaşări şi transferări | |||
| 4426 | 155 | ||
| TVA deductibilă |
Si plata
| 401 | = | 5125 | 800 |
| Furnizori | Sume in curs de decontare |
- diurna
| 625 | = | 5125 | 480 |
| Cheltuieli cu deplasări, detaşări şi transferări | Sume in curs de decontare |
- cazare cu TVA 9% : 450/1,09 = 413 lei, TVA aferenta 37 lei
| % | = | 401 | 450 |
| 625 | Furnizori | 413 | |
| Cheltuieli cu deplasări, detaşări şi transferări | |||
| 4426 | 37 | ||
| TVA deductibilă |
si plata
| 401 | = | 5125 | 450 |
| Furnizori | Sume in curs de decontare |
– Limitarea dreptului de deducere al TVA afferent bonurilor fiscale de combustibil 50% din valoarea TVA (155 x 50%= 77,5 lei)
| 635 | = | 4426 | 78 |
| Cheltuieli cu alte impozite şi taxe | TVA deductibilă |
– Evidentierea sumelor platite din contul bancar
| 5125 | = | 5121 | 1730 |
| Sume in curs de decontare | Conturi la banci in lei |
Calculul drepturilor salariale ale cu includerea diferentei de diurna peste limita legala
La finele lunii mai statul de salarii cuprinde drepturile salariale cuvenite persoanei care a efectuat deplasarea formate din salariul brut cuvenit si diurna care depaseste valoarea de 42,5 lei/zi.
Diferenta este de (60 lei -42,5 lei/zi)x 4 zile= 17,5 x 4 = 70 lei pentru fiecare persoana.
– inregistrarea salariului brut de 2.000 lei/persoana
641 = 421 2000
Cheltuieli cu salariile personalului Personal-salarii datorate
– inregistrarea retinerilor din venitul brut
Venit brut = salariu + diferenta de diurna = 2.000 +70 = 2.070 lei
– sanatate 2.070 x 5,5% = 114 lei
– CAS 2.070 x 10,8%= 224 lei
– somaj 2.070 x 0,5%= 11 lei
– impozit (2070- 114- 224-11-250) x 16%= 235
421 = % 584
Personal-salarii datorate 4312 224
Contribuţia personalului la asigurările sociale
4314 114
Contribuţia angajaţilor pentru asigurările sociale de sănătate
4372 11
Contribuţia personalului la fondul de şomaj
444 235
444312
salarii brute în sumă de e ntru societăţile comeImpozitul pe venituri de natura salariilor
- Inregistrarea contributiilor aferente societatii
CAS 15,8% x 2.070 lei = 327
6451 = 4311 327
Contribuţia unităţii la asigurările sociale Contribuţia unităţii la asigurările sociale
– fondul de sănătate 5,2 % x 2070 lei = 108 lei
6453 = 4313 108
Contribuţia angajatorului pentru Contribuţia angajatorului pentru
asigurările sociale de sănătate asigurările sociale de sănătate
– fondul de somaj 0,5% x 2170 lei = 11 le1
6452 = 4371 11
Contribuţia unităţii pentru Contribuţia unităţii la
ajutorul de şomaj fondul de şomaj
– contribuţia pentru concedii şi indemnizaţii de asigurări sociale de sănătate 0,85% x 2070 lei = 18 lei.
6453 = 4313/analitic 18
Contribuţia angajatorului pentru Contribuţia angajatorului pentru
asigurările sociale de sănătate asigurările sociale de sănătate
- contribuţia pentru fondul de garantare a creanţelor salariale
0,25% x 2070 lei = 5 lei
635 = 447 5
Cheltuieli cu alte impozite si taxe Fonduri speciale – taxe şi vărsăminte asimilate
– contribuţia de asigurare pentru accidente de muncă şi boli profesionale
Cota conform codului CAEN
6451 = 4311 6
Contribuţia unităţii la asigurările sociale Contribuţia unităţii la asigurările sociale
Plata salariului net 2.000 lei – 584 = 1.416
421 = 5121 1.416
Personal-salarii datorate Conturi la banci in lei
***Ti – a placut? Tu cum inregistrezi deplasarile?
*****Lasa un comentariu!
contabilulistet 